Cẩm nang Nhật Bản1 : Hướng dẫn làm hộ chiếu tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản

Hộ chiếu là một trong những tài liệu quan trọng nhất đối với người dân Việt Nam khi muốn đi nước ngoài. Nếu bạn đang ở Nhật Bản và cần làm hộ chiếu mới hoặc cần gia hạn hộ chiếu cũ, bạn có thể thực hiện thủ tục này tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản. Trong bài viết này, Tadaima Japan sẽ hướng dẫn bạn từng bước làm hộ chiếu tại đại sứ quán.

1. Làm hộ chiếu tại đại sứ quán: Chuẩn bị tài liệu cần thiết

Trước khi đến Đại sứ quán, bạn cần thu thập đầy đủ các tài liệu cần thiết. Đây là danh sách các tài liệu cần chuẩn bị:

1. – Tờ khai theo mẫu quy định trên trang web của Đại Sứ Quán tại đây.
2. – Phiếu hẹn trả kết quả tải trên trang web Đại Sứ Quán tại đây.
3. – 02 ảnh thẻ với kích thước 3,5 x 4,5 cm. Lưu ý: phông nền màu trắng, chụp không quá 6 tháng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, 1 ảnh dán vào tờ khai, 1 ảnh nộp kèm theo.
4. – Bản chính hộ chiếu + 1 bản photo trang 2,3,4.
5. – Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước còn giá trị để kiểm tra, đối chiếu.
6. – Đối với người chưa đủ 14 tuổi thì cần phải có bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh.
7. – Nếu có thay đổi thông tin về nhân thân với thông tin đã cấp trong hộ chiếu thì cần phải có bản chụp chứng minh hoặc thẻ căn cước.
8. – Đơn giải trình lý do xin cấp hộ chiếu qua đường bưu điện
9. 1 bì thư có ghi sẵn địa chỉ nhận hồ sơ trả về, dùng mẫu của Yamato loại người nhận trả tiền（着払い, chakubarai).
10. – Giấy tờ chứng minh đang cư trú tại Nhật Bản: gồm bản photo thẻ lưu trú và 1 bản Giấy công dân juuminhyou xin tại shiyakusho.
11. Nếu bạn là du học sinh thì cần thêm giấy chứng nhận đang học tại trường（在学証明書, zaigakushoumeish).
12. Nếu bạn là thực tập sinh thì sẽ cần thêm giấy xác nhận đang làm việc tại Nghiệp đoàn (在職証明書, zaishokushoumeisho）

2. Đến Đại sứ quán và nộp hồ sơ

Sau khi bạn đã chuẩn bị đầy đủ tài liệu, bạn có thể đến Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản để nộp hồ sơ.

Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản :

Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Tokyo
Địa chỉ: ₸151-0062 東京都渋谷区元代々木町50-11、ベトナム大使館、領事部/ Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11, Betonamu Taishikan, Ryōji-bu. Ga gần nhất là ga Yoyogikoen (代々木公園駅).

Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Sakai (Osaka)
Địa chỉ: 〒590-0952　大阪府堺市堺区市之町東4-2-15/ 4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Osaka/590-0952

Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka
Địa chỉ: 〒810-0801　福岡市博多区中洲5-3-8 アクア博多4階/ Aqua Hakata Building, 4 Floor, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku, Fukuoka/810-0801

Thời gian làm việc: 9:30 – 12:00 (nhận hồ sơ tới 11:30) và 14:00 – 17:00 (nhận hồ sơ đến 16:30) các buổi từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần trừ ngày lễ.

Theo quy định, khu vực lãnh sự của đại sứ quán tại Tokyo chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết hồ sơ hộ tịch cho công dân Việt Nam đang cư trú tại các tỉnh Nhật Bản như sau: Hokkaido; Aomori; Iwate; Miyagi; Akita; Yamagata; Fukushima; Ibaraki; Tochigi; Gunma; Saitama; Chiba; Tokyo; Kanagawa; Niigata; Toyama; Ishikawa; Fukui; Yamanashi; Nagano; Gifu; Shizuoka; Aichi; Kyoto, Hyogo, Shiga, Nara, Wakayama; Mie; Tottori; Shimane; Okayama; Hiroshima; Yamaguchi; Tokushima; Kagawa; Ehime; Kochi (các tỉnh còn lại do Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Sakai và Fukuoka đảm nhiệm).

Khi đến, bạn sẽ phải làm các bước sau:

1. Điền đơn đăng ký: Điền đầy đủ thông tin vào đơn đăng ký làm hộ chiếu. Hãy chắc chắn rằng tất cả thông tin đều chính xác.
2. Nộp hồ sơ và tài liệu: Gặp nhân viên tiếp nhận hồ sơ tại quầy tiếp nhận. Họ sẽ kiểm tra tài liệu của bạn và đưa bạn hướng dẫn cụ thể về các bước tiếp theo.
3. Thanh toán phí làm hộ chiếu: Bạn sẽ phải thanh toán phí làm hộ chiếu tại quầy thu phí. Hãy kiểm tra trang web của Đại sứ quán để biết chi phí cụ thể, vì phí có thể thay đổi theo loại hộ chiếu và mục đích sử dụng.
4. Chụp ảnh mẫu hộ chiếu: Tại Đại sứ quán có dịch vụ chụp ảnh mẫu hộ chiếu nếu bạn không mang theo ảnh. Hãy chuẩn bị sẵn tiền mặt để thanh toán phí chụp ảnh.
5. Nhận biên nhận: Sau khi nộp hồ sơ và thanh toán phí, bạn sẽ nhận được biên nhận. Làm ở Nhật lấy trong 5 ngày thì rẻ nhất là 8.500 yên. Còn nếu lấy ngay trong ngày thì mất tới 12.600 yên. Hãy giữ biên nhận này để theo dõi tiến trình làm hộ chiếu của bạn.

3. Chờ và nhận hộ chiếu

Thời gian xử lý hộ chiếu có thể dao động tùy theo tình hình tại Đại sứ quán và loại hộ chiếu bạn đang làm. Thông thường, quá trình này có thể mất từ 5 đến 10 ngày làm việc.

Khi hộ chiếu của bạn đã sẵn sàng, bạn sẽ nhận được thông báo qua điện thoại hoặc email (theo thông tin bạn cung cấp trong đơn đăng ký). Sau đó, bạn có thể đến Đại sứ quán để nhận hộ chiếu mới hoặc đã gia hạn.

Lưu ý:

• Hãy đảm bảo rằng tất cả tài liệu bạn nộp là bản sao và đã được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh nếu chúng không phải là tiếng Việt.
• Theo dõi tiến trình làm hộ chiếu của bạn bằng cách kiểm tra trang web của Đại sứ quán hoặc liên hệ với họ qua điện thoại nếu cần.
• Nếu bạn cần làm hộ chiếu trong tình huống khẩn cấp, hãy liên hệ trực tiếp với Đại sứ quán để biết thêm chi tiết.

Như vậy, đó là hướng dẫn cơ bản về cách làm hộ chiếu tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản. Việc này đòi hỏi sự chuẩn bị và kiên nhẫn, nhưng sau khi có hộ chiếu mới, bạn sẽ có thể tự do đi lại và thực hiện các kế hoạch du lịch hoặc công việc nước ngoài của mình. Chúc bạn may mắn!

4. Hạn sử dụng của hộ chiếu là bao lâu?

Tùy vào loại hộ chiếu (Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, hộ chiếu phổ thông) mà sẽ có thời hạn sử dụng khác nhau.

* Hộ chiếu ngoại giao công vụ có thời hạn là từ 1 đến 5 năm, được phép gia hạn 1 lần không quá 3 năm.

* Hộ chiếu phổ thông:
– Cấp cho người chưa đủ 14 tuổi sẽ có thời hạn 5 năm và khi hết hạn cần phải cấp mới.
– Cấp cho người từ 14 tuổi trở lên sẽ có thời hạn 10 năm và khi hết hạn thì phải cấp mới.

Lưu ý: Nếu hộ chiếu phổ thông được cấp theo thủ tục rút gọn có thời hạn không quá 12 tháng và không được phép gia hạn.